truy Lượt Xem:10034

Chức năng của một thư ký với tư cách là trợ lý cho người quản lý là gì?

Một thư ký, hoặc trợ lý hành chính, người làm việc cho một người quản lý thực hiện các nhiệm vụ giống như bất kỳ trợ lý văn phòng nào. Tuy nhiên, trọng tâm của công việc là một người quản lý cụ thể và các dự án của anh ta, trái ngược với toàn bộ nhân viên hoặc bộ phận trong một công ty. Nhiệm vụ bao gồm xử lý thông tin bằng lời nói và bằng văn bản, chuẩn bị tài liệu, tổ chức văn phòng và quản lý dự án. Người quản lý mà một thư ký tham dự thường là một người quản lý cấp trung giám sát một nhóm nhân viên, trái ngược với một giám đốc điều hành cấp cao.

Truyền thông

Một trợ lý cho người quản lý thường chỉ trả lời các cuộc gọi điện thoại cho người quản lý cụ thể đó. Cô phục vụ như là người tiền tuyến cho khách văn phòng, chào hỏi và hướng dẫn những người đến cuộc hẹn. Cô nhận tin nhắn điện thoại cho người quản lý và trả lại các cuộc gọi điện thoại cho anh khi cần thiết. Trợ lý chuẩn bị thông tin liên lạc bằng văn bản, chẳng hạn như thư và email, thay mặt cho người quản lý. Cô cũng đóng vai trò là người quản lý các gói và thư đến và đi.

Các tài liệu

Trợ lý của người quản lý sử dụng các ứng dụng phần mềm máy tính để chuẩn bị bảng tính, tài liệu xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu và các loại tài liệu khác, chẳng hạn như các biểu mẫu liên quan đến công ty. Cô chịu trách nhiệm về tính chính xác trong các tài liệu này, đòi hỏi các kỹ năng chính tả và ngữ pháp hiệu quả. Thông thường một người quản lý yêu cầu một trợ lý có chuyên môn liên quan đến ngành trong các ứng dụng máy tính. Ví dụ: người quản lý tài chính sẽ yêu cầu trợ lý của mình phải thành thạo trong việc sử dụng một ứng dụng như Microsoft Excel để chuẩn bị bảng tính tài chính.

Cơ quan

Chức năng tổ chức là người đứng đầu trong số các trách nhiệm của trợ lý quản lý. Anh ta phải bảo trì và vận hành máy sao chép, máy in, hệ thống điện thoại và hội nghị truyền hình, và các thiết bị văn phòng khác. Trợ lý phải theo dõi những gì trong kho và khi nào đặt hàng cung cấp. Anh ta phải duy trì hệ thống nộp đơn giấy và điện tử, để người quản lý dễ dàng truy cập vào các tài liệu quan trọng. Ngoài ra, trợ lý có thể chịu trách nhiệm tổ chức lịch và lịch của người quản lý.

Quản lý​ dự án

Trợ lý cho một người quản lý thường tham gia trực tiếp vào việc quản lý các dự án đặc biệt. Chức năng này có thể liên quan đến việc có được thông tin từ các nhà cung cấp hoặc khách hàng cũng như đàm phán với họ về giá cả hoặc các điều khoản khác. Trợ lý có thể giúp tạo bài thuyết trình và báo cáo cho các hội nghị hoặc cuộc họp. Mức độ tham gia của trợ lý trong việc quản lý một dự án phụ thuộc vào kinh nghiệm cụ thể của cô ấy, cũng như mức độ giúp đỡ của người quản lý. Các nhà quản lý thường xuyên đi du lịch có thể dựa nhiều hơn vào chuyên môn của các trợ lý của họ để giữ pháo đài và quản lý liền mạch các dự án từ trụ sở văn phòng.

Tags: Chua co du lieu
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn